KEBERKESANAN PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN LATIHAN STAF (ELPS) DALAM MENINGKATKAN PENGURUSAN LATIHAN STAF DI KOLEJ KOMUNITI

[THE EFFECTIVENESS OF THE USE OF THE STAFF TRAINING MANAGEMENT SYSTEM (ELPS) IN IMPROVING STAFF TRAINING MANAGEMENT AT COMMUNITY COLLEGES]

Abstract

Abstrak: Unit Latihan dan Pembangunan Staf (ULPS) di Kolej Komuniti memainkan peranan penting dalam merancang dan mengembangkan kerjaya profesional staf sesuai dengan keperluan skim perkhidmatan yang sedia ada. Tanggungjawab ULPS termasuk mengurus latihan untuk memastikan staf dilengkapi dengan kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan melalui program pembangunan sumber manusia yang terancang, yang berfokus pada kompetensi dan pembelajaran berterusan. Namun, ULPS menghadapi cabaran dalam pengurusan proses latihan, termasuk dalam merekod dan mengemas kini data, serta memantau pelaksanaan latihan. Masalah ini timbul kerana pengurusan latihan pada awalnya bergantung kepada aplikasi seperti ‘Google Drive’, ‘Telegram’, dan sistem fail manual, yang terbukti kurang efisien dan tidak mesra pengguna. Ini menyebabkan ketidakaturan data, kehilangan maklumat, serta kekurangan kemudahan pemantauan yang terpusat. Oleh itu, satu sistem yang lebih efisien telah dibangunkan untuk meningkatkan pengurusan yang ada, iaitu Sistem Pengurusan Latihan Staf (ELPS). Objektif kajian ini adalah untuk menyelidik beberapa isu utama, termasuk tahap kesedaran staf di Kolej Komuniti Ledang (KKLJ) dan Kolej Komuniti Kluang (KKKJ) mengenai kewujudan Sistem ELPS. Kajian ini juga bertujuan untuk menilai pandangan pengguna terhadap aspek fizikal dan antaramuka sistem, serta menilai kecukupan bantuan perkhidmatan yang diberikan oleh pegawai bertanggungjawab semasa penggunaan sistem ini. Selain itu, kajian ini akan meneliti kesan pelaksanaan dan penggunaan ELPS terhadap produktiviti dan kualiti kerja dalam organisasi. Metodologi yang digunakan dalam kajian ini adalah kuantitatif berbentuk deskriptif, menggunakan borang kaji selidik dalam talian yang dibangunkan melalui aplikasi Google Form. Sampel kajian terdiri daripada 104 staf yang berasal dari KKLJ dan KKKJ. Data yang dikumpulkan melalui kaji selidik akan dianalisis menggunakan perisian Statistical Packages for Social Sciences (SPSS). Dapatan kajian ini menunjukkan bahawa pembangunan sistem ELPS telah memberi impak positif dan memudahkan proses kerja latihan dengan lebih cekap dan efisien untuk semua staf di KKLJ dan KKKJ.

Abstract: The Staff Training and Development Unit (ULPS) at Community Colleges generates innovative initiatives and programs to help define potential development and career planning for staff according to the current service schemes. Through human resource development programs emphasizing competency and continuous learning, ULPS is in charge of administering training to cultivate the skills and knowledge of employees. Nonetheless, ULPS struggles to manage training processes like recording & updates of data, as well as evaluating the training implementation. The anchor of this problem is the utilization of applications like 'Google Drive' and 'Telegram' or the use of a manual file system to manage training, which is not user friendly. This resulted in discrepancies in data, loss of information, and not having the option for centralized monitoring capabilities. Thus, a new system has been developed to improve previous handling, called Staff Training Management System (ELPS). The objectives of the study are further to assess users' perceptions towards the physical and interface aspects of the system and to evaluate the adequacies of support services rendered by the responsible officers during the use of the system. In addition, it refers to the impact of effectiveness in implementation and usage of ELPS on the productivity and quality of work of the organization. The research method of this study is quantitative and descriptive using an online survey form developed through Google Forms. The sample consists of 104 staff members from KKLJ and KKKJ. Data collected through the survey will be analyzed using the Statistical Package for Social Sciences (SPSS) software. Based on the obtained results, it can be concluded that the development of the ELPS system improved similar training processes and has a positive impact on all staff of KKLJ and KKKJ.